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Informativa Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR 2016/679 (General Data Protection Regulation)

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 ed in relazione alle informazioni di cui si entrerà in possesso, ai fini della tutela delle persone e altri soggetti in materia di trattamento di dati personali, si informano gli interessati sulle modalità e finalità del trattamento dei dati personali raccolti in occasione dell’iscrizione e della partecipazione alla Rievocazione Storica del Circuito di Caracalla (qui di seguito anche: “Manifestazione”) e alle attività ad essa connesse.

1 – Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è l’Associazione Culturale Scuderia dell’Autonobile (qui di seguito: “Associazione”) in persona del legale rappresentante Sig. Riccardo Sciullo, con sede legale in Nepi (VT) Via Valle Fioretto 3112, C.F. 90071670567, PEC scuderiaautonobile@pec.it

Tipi di dati trattati

L’Associazione tratta i seguenti dati personali raccolti in fase di iscrizione alla Manifestazione, registrazione come partecipante o socio, o per l’accesso agli eventi:

dati anagrafici (nome, cognome, luogo e data di nascita);
recapiti (telefono, e‑mail, indirizzo);
dati relativi al veicolo (marca, modello, anno, targa, documenti di proprietà, se necessari per la partecipazione alla Manifestazione);
dati relativi all’iscrizione (categoria concorrente, percorso, tempi di percorrenza, eventuali risultati);
dati di immagini e video (foto, riprese fotografiche e cinematografiche durante la manifestazione, anche per pubblicazione su stampa, sito web, TV, social media e materiali promozionali).

Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

gestione dell’iscrizione e dello svolgimento della Manifestazione, compresa la trasmissione dei risultati e l’assegnazione di eventuali premi;
gestione del rapporto associativo (per i soci: invio comunicazioni, convocazioni assemblee, gestione quote, rapporti fiscali, assicurativi e di responsabilità civile);
adempimenti normativi, regolamentari e fiscali connessi all’organizzazione della Manifestazione e alla vita associativa;
comunicazione e promozione della Manifestazione (invio di newsletter o materiale informativo su future manifestazioni, previo consenso specifico).

Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento è:

l’esecuzione degli accordi e degli adempimenti preliminari (iscrizione, accettazione del regolamento e qualsiasi altro adempimento connesso alla partecipazione alla Manifestazione ed alla gara);
l’adempimento di obblighi legali;
il consenso dell’interessato, dove previsto (es. pubblicazione foto/video, invio newsletter, trattamento di dati sensibili).

ed ogni altro dato che risulti necessario per assolvere tutti gli adempimenti strumentali alla partecipazione alla Manifestazione e/o all’iscrizione come partecipante o socio o per l’accesso agli eventi.

Obbligatorietà del conferimento e conseguenze del mancato conferimento

Il conferimento dei dati personali è:

obbligatorio per le finalità connesse alla gestione dell’iscrizione alla Manifestazione, allo svolgimento della gara, agli adempimenti assicurativi, fiscali e di sicurezza, nonché alla gestione del rapporto associativo. Il mancato conferimento di tali dati comporta l’impossibilità di iscrizione alla Manifestazione, di partecipare alle attività associative o di proseguire il rapporto già instaurato;
facoltativo per le finalità di comunicazione e promozione (es. invio di newsletter, pubblicazione di foto e video dell’evento su sito e social media), previo consenso specifico. Il rifiuto di conferire i dati per queste finalità non pregiudica la partecipazione alla Manifestazione o l’iscrizione, ma comporta l’omissione della spedizione di comunicazioni promozionali e/o della pubblicazione delle immagini.

Modalità di comunicazione e diffusione dei dati

I dati potranno essere comunicati a:

soci, collaboratori, volontari ed istruttori coinvolti nell’organizzazione della Manifestazione;
fornitori e partner esterni (es. agenzie di comunicazione, fotografi, videomaker, assicurazioni, strutture ricettive, enti pubblici preposti alla sicurezza e/o coinvolti nella Manifestazione) che trattano i dati per conto dell’Associazione, in qualità di incaricati o responsabili del trattamento;
eventuali autorità competenti o enti pubblici, solo in caso di adempimenti normativi o richieste legittime.

I dati anagrafici e di contatto potranno essere utilizzati per l’invio di comunicazioni relative all’iscrizione, alla Manifestazione e alle attività associative, tramite: e‑mail, telefono, posta cartacea o messaggistica.

Foto, riprese fotografiche e video dell’evento potranno essere diffusi sul sito dell’Associazione, sui profili social (es. Facebook, Instagram, YouTube etc.) e su stampa e/o materiali promozionali, solo previo consenso dell’interessato, salvo casi di esercizio del diritto di cronaca o di obblighi regolamentari.

Modalità di conservazione e sicurezza

I dati saranno trattati in forma cartacea e/o informatizzata, mediante strumenti idonei a garantire la riservatezza e la sicurezza, con accesso limitato al personale incaricato.

I dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità sopra indicate, e comunque nei limiti previsti dalla normativa vigente (es. norme fiscali, regolamenti sportivi, requisiti assicurativi).

Trasferimento dei dati all’estero e cookie

I dati non saranno trasferiti verso Paesi terzi extra‑UE, salvo specifiche comunicazioni con informativa dedicata (es. piattaforme cloud estere con garanzie adeguate).

Per l’utilizzazione di cookies è prevista una specifica informativa cookie, con indicazione dei tipi di cookie (tecnici, analitici, di profilazione) e del consenso, ove richiesto.

Diritti dell’interessato

Ai sensi degli artt. 15–22 del Regolamento UE 2016/679, l’interessato in ogni momento potrà esercitare il diritto di:

chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
ottenere la limitazione del trattamento;
ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone siche, compresa la profilazione;
chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
proporre reclamo a un’autorità di controllo.

L’interessato potrà esercitare i suoi diritti con richiesta scritta inviata al titolare del trattamento all’indirizzo postale della sede legale o all’indirizzo mail scuderiaautonobile@pec.it o sautonobile@libero.it

Modifiche alla presente informativa

L’Associazione si riserva di modificare o aggiornare la presente informativa in qualsiasi momento, in funzione di eventuali cambiamenti normativi o organizzativi.
La nuova versione sarà tempestivamente pubblicata sul presente sito web.

English Version of Privacy Policy

Privacy Policy on the Processing of Personal Data

provided pursuant to Articles 13 and 14 of GDPR 2016/679 (General Data Protection Regulation)

Pursuant to Article 13 of EU Regulation 2016/679, and with reference to the information that may come into possession for the purpose of protecting individuals and other subjects regarding the processing of personal data, data subjects are hereby informed of the methods and purposes of the processing of personal data collected during registration and participation in the Historical Reenactment of the Circuito di Caracalla (hereinafter also referred to as the “Event”) and related activities.

1. Data Controller

The Data Controller is Associazione Culturale Scuderia dell’Autonobile (hereinafter the “Association”), represented by its legal representative Mr. Riccardo Sciullo, with registered office in Nepi (VT), Via Valle Fioretto 3112, Tax Code 90071670567, certified email (PEC): scuderiaautonobile@pec.it.

2. Types of Data Processed

The Association processes the following personal data collected during registration for the Event, participant or membership registration, or access to events:

personal identification data (first name, last name, place and date of birth);
contact details (telephone number, email address, postal address);
vehicle-related data (make, model, year, license plate number, ownership documents, if necessary for participation in the Event);
registration-related data (competition category, route, travel times, possible results);
image and video data (photographs, photographic and video recordings during the Event, including publication in print media, websites, TV, social media, and promotional materials).

3. Purposes of the Processing

Personal data are processed for the following purposes:

management of registration and organization of the Event, including the communication of results and the awarding of prizes;
management of the association relationship (for members: sending communications, meeting notices, membership fees, tax, insurance, and liability matters);
compliance with legal, regulatory, and tax obligations related to the organization of the Event and association activities;
communication and promotion of the Event (sending newsletters or informational material regarding future events, subject to specific consent).

4. Legal Basis for Processing

The legal basis for processing is:

the performance of agreements and pre-contractual obligations (registration, acceptance of regulations, and any other obligations connected to participation in the Event and competition);
compliance with legal obligations;
the consent of the data subject, where required (e.g., publication of photos/videos, sending newsletters, processing sensitive data);
and any other data necessary to fulfill obligations instrumental to participation in the Event and/or registration as participant or member or access to events.

5. Mandatory Nature of Data Provision and Consequences of Refusal

Providing personal data is:

mandatory for purposes related to registration management, event organization, insurance, tax and safety obligations, as well as management of the association relationship. Failure to provide such data will make it impossible to register for the Event, participate in association activities, or continue the established relationship;
optional for communication and promotional purposes (e.g., sending newsletters, publication of photos and videos of the event on the website and social media), subject to specific consent. Refusal to provide data for these purposes does not affect participation in the Event or registration but will result in the omission of promotional communications and/or publication of images.

6. Methods of Communication and Disclosure of Data

Data may be communicated to:

members, collaborators, volunteers, and instructors involved in organizing the Event;
external suppliers and partners (e.g., communication agencies, photographers, videomakers, insurance companies, accommodation facilities, public authorities responsible for safety and/or involved in the Event) processing data on behalf of the Association as authorized persons or data processors;
competent authorities or public entities only in the case of legal obligations or legitimate requests.

Personal and contact data may be used to send communications regarding registration, the Event, and association activities via email, telephone, postal mail, or messaging services.

Photos, photographic recordings, and videos of the Event may be published on the Association’s website, social media profiles (e.g., Facebook, Instagram, YouTube, etc.), print media, and/or promotional materials only with the prior consent of the data subject, except in cases related to the exercise of freedom of the press or regulatory obligations.

7. Data Retention and Security

Data will be processed in paper and/or electronic form using appropriate tools to ensure confidentiality and security, with access restricted to authorized personnel.

Data will be retained only for the time strictly necessary to achieve the purposes indicated above and, in any case, within the limits provided by applicable legislation (e.g., tax laws, sports regulations, insurance requirements).

8. Transfer of Data Abroad and Cookies

Data will not be transferred to non-EU countries, except in specific cases with dedicated information notices (e.g., foreign cloud platforms with adequate safeguards).

For the use of cookies, a specific cookie policy is provided, indicating the types of cookies used (technical, analytical, profiling) and the required consent where applicable.

9. Rights of the Data Subject

Pursuant to Articles 15–22 of EU Regulation 2016/679, the data subject may at any time exercise the right to:

request confirmation as to whether or not personal data concerning them exist;
obtain information regarding the purposes of processing, categories of personal data, recipients or categories of recipients to whom the personal data have been or will be disclosed, and, where possible, the retention period;
obtain rectification and deletion of data;
obtain restriction of processing;
obtain data portability, meaning to receive data from a controller in a structured, commonly used, and machine-readable format and transmit them to another controller without hindrance;
object at any time to processing, including processing for direct marketing purposes;
object to automated decision-making processes concerning natural persons, including profiling;
request access to personal data, rectification or erasure thereof, restriction of processing, or object to processing, in addition to the right to data portability;
withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal;
lodge a complaint with a supervisory authority.

The data subject may exercise their rights by sending a written request to the Data Controller at the registered office address or via email to scuderiaautonobile@pec.it or sautonobile@libero.it.

10. Amendments to this Privacy Notice

The Association reserves the right to amend or update this Privacy Notice at any time in response to regulatory or organizational changes. The updated version will be promptly published on this websi

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